De eerste 100 dagen in een nieuwe interim-opdracht

Een interim-opdracht begint zelden met een volledig lege agenda. Vaak is er juist veel gaande: groei, verandering, achterstanden, een vertrokken collega of simpelweg behoefte aan meer grip op Finance en de organisatie.

De verleiding is groot om direct aan de slag te gaan. Rapportages verbeteren, processen aanpassen, nieuwe KPI's introduceren en problemen oplossen die al langer spelen.

Toch begint een goede interim-opdracht wat mij betreft ergens anders: eerst begrijpen wat er daadwerkelijk gebeurt.

De eerste honderd dagen kun je grofweg verdelen in vijf fases.

Fase 1: Begrijpen

De eerste weken staan vooral in het teken van luisteren, observeren en vragen stellen.

Hoe verdient de organisatie haar geld? Wat zijn de belangrijkste processen? Waar liggen de verantwoordelijkheden? Hoe werkt het Finance-team samen met de rest van de organisatie? En welke uitdagingen ervaren management en medewerkers zelf?

Daar hoort ook een eerste financiële analyse bij. Hoe ontwikkelen omzet, marge, kosten, cashflow en werkkapitaal zich? Hoe betrouwbaar zijn de cijfers? Welke rapportages worden gebruikt en sluiten die aan op de informatie die het management nodig heeft?

Juist in deze fase is het belangrijk om niet alleen vanuit Finance te kijken. Een afwijkende marge kan bijvoorbeeld zijn oorsprong hebben in Sales, Operations of Procurement. Een liquiditeitsprobleem kan ontstaan door voorraad, betaalgedrag van klanten of operationele keuzes.

Het doel van deze fase is daarom niet direct oplossen, maar begrijpen.

Fase 2: Grip creëren

Na de eerste analyse wordt duidelijk waar direct meer grip nodig is.

De basis moet betrouwbaar zijn voordat je verder kunt bouwen. Dat betekent bijvoorbeeld dat de maandafsluiting goed verloopt, duidelijk is hoe de onderneming presteert en management beschikt over de belangrijkste financiële informatie.

Afhankelijk van de organisatie kan de aandacht liggen op cashflow en werkkapitaal, forecasting, managementrapportages, KPI's, kostprijzen of het verbeteren van de kwaliteit van financiële data.

Niet alles hoeft direct perfect te zijn. Wel moet het management voldoende vertrouwen hebben in de informatie om beslissingen te kunnen nemen.

Eerst grip op de basis, daarna verbeteren.

Fase 3: Prioriteren

Na een paar weken ontstaat meestal een behoorlijk lange lijst met verbeterpunten.

Dat betekent niet dat ze allemaal tegelijk moeten worden aangepakt.

Juist hier ligt een belangrijke rol voor een interim-professional: onderscheid maken tussen wat belangrijk lijkt en wat daadwerkelijk impact heeft.

Welke problemen vragen direct aandacht? Welke verbeteringen leveren de meeste waarde op? Wat kan later? En welke onderwerpen blijken bij nader inzien helemaal niet zo belangrijk?

Daaruit ontstaat een overzichtelijke roadmap met een beperkt aantal prioriteiten.

Dat kunnen financiële onderwerpen zijn, maar ook processen, systemen, data of de samenwerking tussen afdelingen.

Niet zoveel mogelijk veranderen, maar de juiste dingen veranderen.

Fase 4: Realiseren

Daarna verschuift de aandacht van analyseren naar realiseren.

Een forecast wordt niet alleen ontworpen, maar daadwerkelijk onderdeel van het maandelijkse proces. Een dashboard wordt niet alleen gebouwd, maar gebruikt tijdens managementmeetings. Verantwoordelijkheden worden niet alleen besproken, maar duidelijk vastgelegd.

Afhankelijk van de opdracht kan dat betekenen dat rapportages worden verbeterd, processen worden gestandaardiseerd, KPI's worden geïntroduceerd, data wordt ontsloten of financiële structuren opnieuw worden ingericht.

Daarbij is samenwerking belangrijk. Verandering die alleen bij Finance plaatsvindt, houdt vaak geen stand wanneer de rest van de organisatie niet betrokken is.

Het doel is daarom niet om vóór de organisatie iets te bouwen, maar om samen met de organisatie iets te realiseren dat daadwerkelijk gebruikt wordt.

Fase 5: Structureel achterlaten

Een interim-opdracht is per definitie tijdelijk.

Daarom hoort vanaf het begin de vraag mee te spelen: wat gebeurt er wanneer de opdracht eindigt?

Processen moeten duidelijk zijn. Kennis moet worden overgedragen. Rapportages en modellen moeten begrijpelijk blijven. En verantwoordelijkheden moeten uiteindelijk binnen de organisatie kunnen worden gedragen.

Dat betekent ook dat niet iedere oplossing de meest geavanceerde hoeft te zijn. Een oplossing die perfect aansluit op de organisatie en zelfstandig kan worden onderhouden, kan waardevoller zijn dan een technisch perfecte oplossing waarvan niemand begrijpt hoe deze werkt.

De laatste fase gaat daarom niet alleen over afronden, maar over borgen.

Een goede interim-opdracht is niet geslaagd wanneer de interim-professional onmisbaar is geworden, maar wanneer de organisatie sterker zelfstandig verder kan.

Honderd dagen is geen vast draaiboek

Geen twee interim-opdrachten zijn hetzelfde.

Bij de ene organisatie vraagt de eerste maand vooral aandacht voor cash en financiële controle. Bij een andere ligt de uitdaging juist bij groei, rapportages, processen of de ontwikkeling van het Finance-team.

De vijf fases zijn daarom geen strak stappenplan. Ze lopen in de praktijk door elkaar en de prioriteiten veranderen wanneer nieuwe informatie beschikbaar komt.

De rode draad blijft wel hetzelfde:

Begrijpen. Grip creëren. Prioriteren. Realiseren. Borgen.

Niet binnen honderd dagen alles willen veranderen, maar zorgen dat de organisatie begrijpt waar ze staat, weet waar ze naartoe wil en beschikt over de structuur en informatie om daar gericht op te sturen.